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Verlorene oder verstümmelte Informationen sind eine schreckliche Verschwendung. Vor allem, wenn es sich um die Details handelt, die Sie in einem Vorstellungsgespräch gesammelt haben und nun in Ihre Benutzerakte einfügen müssen. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Verschwendung vermeiden können.
DIE SITUATION
Sie hatten ein Gespräch mit einem Fachexperten (SME, jemand, der die Informationen hat, die Sie benötigen) für Ihren Artikel. Er/sie hat Ihnen alles gesagt, was Sie verstehen mussten. Doch als Sie das Material in das Benutzerdokument schreiben müssen, haben Sie vieles von dem, worüber gesprochen wurde, vergessen. Ihre Notizen helfen Ihnen nur ein wenig. Dieser Verlust oder das Verstümmeln von Details des KMU, die Sie für Ihr Schreiben benötigen, ist der „Interview-Writing Disconnect“
Die Lösung ist in 3 Teile gegliedert: Vorbereitung vor dem Vorstellungsgespräch, Handeln während des Gesprächs und Nachbereitung des Gesprächs
TIPP: Planen Sie das Interview möglichst zeitnah zu dem Zeitpunkt, an dem Sie diesen Teil des Benutzerdokuments schreiben werden. Je länger Sie zwischen dem Interview und dem Schreiben warten, desto schwieriger wird es sein, sich an den Inhalt zu erinnern.
Vor dem Interview.
- Ihr unterstützendes Prinzip ist es, vorbereitet zu sein. Du musst so viel wie möglich über das Produkt, sein Umfeld, die Benutzer und die Ziele, die sie (normalerweise) mit dem Produkt erreichen wollen, gelesen haben.
So viel wie möglich vor dem Interview. Je mehr Sie über den Gegenstand erfahren, desto besser werden Sie im Gespräch abschneiden. - Bestimmen Sie die Ziele des Gesprächs. Teilen Sie diese Informationen dem KMU mit. Tun Sie dies in einer E-Mail vor dem Gespräch.
- Fragen Sie das KMU, ob Sie das Gespräch aufzeichnen können (Audio; Video ist zu aufdringlich). Besorgen Sie sich ein Aufnahmegerät (idealerweise ein digitales) und stellen Sie sicher, dass es während des Gesprächs entsprechend eingestellt ist.
- Sammeln Sie alle anderen Materialien, die Sie für das Interview benötigen.
- Bauen Sie Ihr Aufnahmegerät auf, und zwar so schnell wie möglich, wenn das Gespräch beginnt.
- (Vielleicht möchten Sie üben, lesbare Notizen zu machen … ich brauche das auf jeden Fall).
Der schwierigste Teil.
Lassen Sie Ihr Ego vor der Tür. (Machen Sie keine Anzeichen, die darauf hindeuten, dass Sie etwas verstehen, was Sie nicht tun. Stellen Sie Fragen, holen Sie sich die Beschreibung, die Sie brauchen. Wenn ich eine Frage stelle, die sich wie eine dumme Frage anhört, denken Sie daran, dass ich auf der Grundlage des Wissens handele, das unser Benutzer hat.“.
Während des gesamten Interviews.
Nehmen Sie das Interview auf (falls erlaubt).
Beginnen Sie mit einigen einleitenden Fragen, z. B.:.
- Wie heißt dieser Teil des Artikels (Thema)?
- Wie fügt sich dieses Thema in den Artikel ein?
- Wofür wird dieser (Teil des Produkts) verwendet?
- Wann würde jemand dies verwenden (außer es ist „offensichtlich“)?
- Was muss festgelegt werden, bevor der Benutzer diesen Teil des Produkts verwenden kann?
- Gibt es weitere Bedingungen, wann dieser Teil verwendet wird oder wann er vermieden werden sollte?
Nachdem Sie die Hintergrundinformationen haben, gehen Sie zur eigentlichen Bedienung des Teils des Produkts über. Stellen Sie alle Fragen, die Sie vorbereitet haben, und alle anderen, die im Gespräch auftauchen.
Denken Sie daran, wenn Sie etwas nicht verstehen, fragen Sie nach.
Stellen Sie einige zusammenfassende Fragen. Bewerten Sie die von Ihnen durchgeführten Maßnahmen, indem Sie sie mit Ihren eigenen Worten laut aussprechen (insbesondere, wenn Sie das Gespräch aufzeichnen). Lassen Sie den KMU alle Fehler korrigieren, die Sie machen.
Fragen Sie, ob es verwandte Informationen zu diesem Thema gibt. Gibt es irgendwelche Vorschläge oder Fallen, die diesen Teil des Produkts nutzen?
Mehr über die Aufzeichnung von Details.
Wenn das KMU auf einen Teil des Gegenstands zeigt (z. B. ein Fenster in einer Software oder das Bedienfeld eines Grills), sagen Sie laut, worauf das KMU zeigt. Sagen Sie z. B.: „Wir sehen uns das Hauptadressbuchfenster an“ oder „Wir sehen uns die Hauptbrennersteuerung an“. Auf diese Weise können Sie einen Zusammenhang zwischen dem Gespräch und dem Tonband herstellen.
Wenn das KMU einen Vorgang ausführt, sagen Sie, was das ist. „Sie haben einfach den Namen der neuen Person eingegeben, und das Fenster ‚Neue Karte‘ erschien.“ Oder: „Sie haben einfach den Brennerregler auf ‚Licht‘ gedreht, und jetzt klickt der Zünder, und die Flamme ist da.“.
Geben Sie so gut wie möglich Bescheid. Aber lassen Sie sich durch keine Ihrer Aktivitäten vom Gespräch ablenken. Es ist keine gute Idee, das KMU immer wieder zu unterbrechen, während Sie Ihre Notizen machen. Sie können sich auf die Audioaufzeichnung stützen.
Das KMU kann Handouts für das Gespräch bereitstellen. Wenn Sie die Erlaubnis dazu haben, achten Sie auf die Handouts. Ziel ist es, Ihre Audioaufzeichnung und Ihre Notizen und Handouts miteinander zu verknüpfen. Wenn das KMU z. B. einen Bildschirmausdruck für ein Softwareprodukt zur Verfügung stellt, sollten Sie Ihre Notizen, die Audioaufnahme und das Handout miteinander verbinden, indem Sie den Titel des Handouts laut vorlesen. Tun Sie dies so unauffällig wie möglich.
NACH DEM INTERVIEW.
So schnell wie möglich nach dem Gespräch müssen Sie Ihre Notizen und Handouts durchsehen. Wenn möglich, sollte dies innerhalb weniger Minuten nach dem Gespräch geschehen. Suchen Sie sich einen ruhigen Ort (vielleicht haben Sie nach dem Gespräch Zugang zum Gesprächsraum) und gehen Sie Ihre Notizen durch.
Werten Sie Ihre Notizen aus und ergänzen Sie sie um Klarstellungen. Wenn Sie das Produkt zu den Notizen hinzufügen, tun Sie es mit ausreichenden Informationen, so dass jemand, der nicht bei dem Gespräch dabei war, die Möglichkeit hat, es zu verstehen. Diese Person sind Sie selbst in ein oder zwei Tagen!
So schnell Sie können, nehmen Sie die erweiterten Notizen und schreiben Sie sie in einen Entwurf dieses Teils des Benutzerdokuments. Das sollte nach Möglichkeit innerhalb von ein oder zwei Tagen nach dem Gespräch geschehen. Jede Minute Verzögerung trägt dazu bei, dass das, was Sie in der Besprechung gelernt haben, nicht mit dem übereinstimmt, was Sie schreiben.
Lassen Sie Ihren Entwurf etwa einen Tag ruhen, bewerten Sie ihn dann und überarbeiten Sie ihn im Hinblick auf Klarheit und Effizienz. Ziehen Sie in Erwägung, die geprüfte und überarbeitete Variante des Entwurfs an die KMU zur Kommentierung zu schicken. (Sie wollen nur Kommentare zum Material, nicht zur Grammatik).
Setzen Sie sich Zeit für das Schreiben, auch wenn Sie mit zahlreichen Projekten jonglieren. Die Zeit, die Sie dadurch sparen, dass Sie sich später nicht an die Informationen erinnern müssen, ist eine gute Investition.
Die Quintessenz
Sie können die Auswirkungen der Trennung zwischen Vorstellungsgespräch und Schreiben vermeiden oder minimieren, indem Sie sich vor dem Gespräch vorbereiten, während des Gesprächs Fragen stellen und sich effektive Notizen machen und das Produkt so bald wie möglich nach dem Gespräch prüfen und schreiben.
