Zu den großen Zukunftstrends in der Buchhaltungsautomatisierung gehört der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), da diese neben der Automatisierung von Prozessen einige weitere Vorteile für Unternehmen bietet. Kleine Unternehmen verfügen in der Regel über begrenzte Ressourcen und müssen daher auf eine effiziente Verwendung der bereitstehenden finanziellen Mittel achten, wobei die Nutzung von KI auf vielfältige Weise unterstützen kann.

Optimierung von buchhalterischen Prozessen durch KI

Die Optimierung von Prozessen ist ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmensalltags, da eine höhere Effizienz große Wettbewerbsvorteile mit sich bringen kann. Dies gilt auch für die Buchhaltung, wobei sich in diesem Bereich viele Prozesse im Rahmen einer geeigneten Buchhaltungssoftware automatisieren lassen. Auf diese Weise können Unternehmen wiederkehrende Tätigkeiten von der Software bearbeiten lassen, während sich die Mitarbeiter strategischen Aufgaben zuwenden. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Buchhaltung kann dafür sorgen, dass ein noch größerer Anteil an Prozessen automatisiert wird und Mitarbeiter stärker entlastet werden, da die KI-gestützte Software über eine größere Anzahl an Anwendungsmöglichkeiten verfügt. Neben der Automatisierung von simplen und einfach automatisierbaren Verwaltungsaufgaben, wie der Erstellung und dem Versand von Rechnungen, kann KI unter anderem für die folgenden Anwendungsfälle verwendet werden:

• Verarbeitung von E-Rechnungen im Rahmen von automatisierten Workflows
• Fehleridentifizierung und Korrektur
• Erkennung von Betrugsmaschen
• Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben durch automatisierte Compliance-Prüfungen
• Beschleunigung von Prozessen durch Überprüfung von Daten

Ein großes Problem bei der manuellen Dateneingabe besteht darin, dass hierdurch eine hohe Fehlerquote entsteht, da es bei der Eingabe von Daten durch einen Mitarbeiter unter anderem durch Unkonzentriertheit zu Eingabefehlern kommen kann. Die Nutzung von KI kann hier Abhilfe schaffen, indem Rechnungen hinsichtlich relevanter Informationen überprüft werden, sodass Fehler frühzeitig erkannt und entsprechend korrigiert werden können.

Welchen Einfluss KI auf elektronische Rechnungen hat

Immer mehr Unternehmen erstellen und versenden E-Rechnungen, was einerseits an zahlreichen Vorteilen von elektronischen Rechnungen, andererseits aber auch an der Einführung einer Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen für Unternehmen im B2B-Bereich seitens des Gesetzgebers liegt. Durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz können kleine Unternehmen sicherstellen, dass sie bei der Abwicklung von Rechnungen stets alle gesetzlichen Vorgaben und Regeln einhalten, sodass eine entsprechende Rechtssicherheit besteht. Dabei kann ein KI-gestütztes Buchhaltungstool nicht nur zur Compliance genutzt werden, sondern auch einige manuelle Aufgaben automatisieren, die mit der Erstellung und Versendung von E-Rechnungen einhergehen, was zu Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen führt. Hierzu zählt neben der Überprüfung von Rechnungsdaten auch das rechtskonforme Archivieren von E-Rechnungen sowie das Vorsortieren von Belegen.

Wie kleine Unternehmen KI zu ihrem Vorteil einsetzen können

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass der Einsatz von KI nicht dazu führt, dass Firmen sich nicht mehr mit der Abwicklung von buchhalterischen Prozessen auseinandersetzen müssen. Vielmehr verspricht die Verwendung von KI-gestützten Tools, dass die Mitarbeiter des Unternehmens entlastet werden, da sie weniger Zeit in die Bewältigung von manuellen Aufgaben investieren müssen. Wiederkehrende Aufgaben, die sich leicht automatisieren lassen, können von einer Künstlichen Intelligenz abgewickelt werden, was die Effizienz von Prozessen innerhalb der Buchhaltung verbessert. Unternehmen sollten der KI allerdings nicht blind vertrauen, sondern Prozesse etablieren, die eine regelmäßige Überprüfung des Systems ermöglichen.

Zusätzlich dazu sollte das Lösen von komplexen Aufgaben kompetenten Mitarbeitern überlassen werden, da die KI bislang nicht so weit entwickelt ist, um jede Aufgabe übernehmen zu können. Es gibt noch immer Aufgaben, die nur von Menschen abgewickelt werden können, sodass Unternehmen genau analysieren sollten, welche unternehmensinternen Prozesse und Aufgaben von der KI übernommen werden können und welche Arbeitsabläufe Mitarbeitern überlassen werden sollten.

Darum ist die Schulung von Mitarbeitern wichtig

Da die KI als eine Art Tool zur Unterstützung von Mitarbeitern angesehen werden sollte, ist es empfehlenswert, die Mitarbeiter im Umgang mit der KI zu schulen, damit diese die Funktionen der KI so effizient wie möglich nutzen können. Ein umfassendes Verständnis der KI sowie ihrer möglichen Anwendungsfelder ist zudem unerlässlich, damit Mitarbeiter die Künstliche Intelligenz überwachen und die Entscheidungen der KI bei Bedarf korrigieren können. Damit ein effizienter Umgang mit KI-gestützten Tools möglich ist, bedarf es gut qualifizierter Mitarbeiter, die Firmen beispielsweise im Rahmen von digitalem Personalmarketing an der Hochschule auf sich aufmerksam machen können.

Nutzung von KI zur Minimierung von Risiken

Kleine Unternehmen können die Künstliche Intelligenz verwenden, um Risiken zu minimieren, indem diese zur Analyse von finanziellen Transaktionen eingesetzt wird. Hierbei analysiert die KI alle Transaktionen und Transaktionsmuster, um frühzeitig vor potenziellem Betrug sowie verdächtigen Aktivitäten zu warnen. Dies führt dazu, dass Unternehmen rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen können, um den Schaden zu begrenzen oder ganz zu vermeiden.

Zukunftsfähigkeit sichern durch den Einsatz von KI

Vor allem kleine Unternehmen müssen sich oftmals gegen größere Konkurrenten, die mit mehr Kapital ausgestattet sind, durchsetzen, um langfristig am Markt bestehen zu können. Damit dies möglich ist, müssen kleine Unternehmen eine besonders hohe Innovationskraft mitbringen, da man ansonsten nicht mit der finanziell stärkeren Konkurrenz mithalten kann. Der Einsatz von KI kann sich positiv auf die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens auswirken und somit einen großen Wettbewerbsvorteil darstellen. Grundsätzlich sind Firmen, die sich frühzeitig mit neuen Möglichkeiten auseinandersetzen, zu denen auch die Verwendung von KI zur Automatisierung von Buchhaltungsprozessen gehört, besser auf die Herausforderungen der Zukunft vorbereitet.